Wat is outsourcing?
Outsourcing is het inhuren van een externe leverancier die activiteiten verricht voor of overneemt van een organisatie. Of het nu gaat om uitbesteding van de cloud omgeving, salarisverwerking of andere projecten en werkzaamheden, de mogelijkheden zijn oneindig. Outsourcing is ook niet meer weg te denken uit onze huidige samenleving. Door de complexiteit van producten, bijvoorbeeld een Apple Iphone, verwacht niemand meer dat Apple alle onderdelen van de Iphone en aanverwante producten zelf vervaardigd.
Voordelen van outsourcing
Door bijzaken uit te besteden, kan een organisatie zich richten op haar kernactiviteiten. Doordat de directeur zich niet meer hoeft bezig te houden met de (arbeidsvoorwaarden van de) netwerkbeheerder, kan hij of zij zich richten op de volgende stap van de onderneming. Personeel voert dus de taken uit waar zij voor zijn aangenomen. De kleine ondernemer, die een kleine online omgeving nodig heeft, dat eens in de twee weken moet worden upgedate, hoeft niet meer een beheerder voor 0,05 fte aan te nemen. Met alle (administratieve) voordelen van dien. Doordat een gespecialiseerde dienstverlener de taken overneemt is er ruimte voor efficiënte en innovatie. Doelstellingen kunnen zo sneller worden bereikt. Efficiënt, innovatief en ook vaak milieuvriendelijk. Kortom, samen kom je verder.
Nadelen van outsourcing
Outsourcing is een manier om kosten te besparen. Dat moet het ook zijn. De aanloopkosten, implementatiekosten en onderhoudskosten moeten helder zijn. Is het ook echt een besparing? Daarvoor is een helder beeld en een heldere business case nodig. Tip 1. Zorg dat in de overeenkomst helder is opgenomen welke werkzaamheden worden verricht door de leverancier en welke werkzaamheden niet worden verricht door de leverancier. Voorkom onnodige kosten. Controleer of er addertjes onder het gras zitten. In de praktijk ziet men regelmatig organisaties die bijvoorbeeld goedkoop vaste telefoons inkopen, uiteraard met een systeem op maat gemaakt, waarna blijkt dat de jaarlijkse onderhoudskosten enorm hoog zijn. Bij een concurrent waren zij velen malen goedkoper uit geweest. Dat is enerzijds een rekensom, anderzijds een juridisch punt. Voorkom verrassingen.
Een ander nadeel is dat met outsourcing vaak ook interne kennis verloren gaat. Bij de schoonmaak herkent iedereen de spinnenwebben wel die door het kantoor heen hangen. Maar bij software ontwikkeling is de constatering slechts dat de software niet werkt zoals verwacht. Is dat dan een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst of staan de instellingen gewoonweg verkeerd? Omvatten de implementatiekosten ook vragen over personalisatie? En nog belangrijker: is hetgeen is opgeleverd gebrekkig? Als het gaat om kritieke bedrijfsprocessen en daarmee samenhangende aansprakelijkheden van klanten blijft het verstandig het geleverde werk goed na te laten kijken. Tip 2. Spreek duidelijke KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) af. Dat geldt zowel voor de opdrachtgever als de leverancier. Voorkom discussie achteraf. Partijen doen er verstandig aan te letten op de benodigde deskundigheid om het product of de dienst te beoordelen. In het verlengde daarvan, Tip 3. Maak heldere en evenwichtige afspraken over aansprakelijkheid en aansprakelijkheidsverzekeringen.
Het derde nadeel is dat de organisatie afhankelijk kan worden van de leverancier. De catering is snel vervangen. Weliswaar smaakt het ene broodje anders dan het andere broodje, maar verhongeren zullen we niet. Maar bij ICT oplossingen zal dat lastiger kunnen zijn. De migratie (en alle kosten van dien) kan dermate veel problemen opleveren dat het makkelijker is om bij de leverancier te blijven. Maar wat als de leverancier ophoudt of failliet gaat? Hoe houdt u oog op continuïteit? Tip 4. Denk aan continuïteit en maak daar afspraken over. Als u software afneemt kan het verstandig zijn overeen te komen dat de broncode in escrow wordt geplaatst (met bijbehorende escrowovereenkomst, die aansluit bij wat uw organisatie nodig heeft).
En stel dat uw organisatie wél overstapt van de ene leverancier naar de andere. U bent een duurovereenkomst aangegaan voor bepaalde of onbepaalde periode. In geval van een overeenkomst voor een bepaalde periode geldt dat deze in beginsel niet tussentijds opzegbaar is, tenzij een beëindigingsregeling (exit) is opgenomen. Overeenkomsten van onbepaalde tijd zijn in beginsel opzegbaar. Tip 5. Neem een beëindigingsregeling op. Afhankelijk van het type contract (in het bijzonder ICT-contracten) zult u rekening moeten houden met de kosten van het overstappen in de toekomst.
En dan is er nog de flexibiliteit. Iedere organisatie ontwikkelt zich om in te spelen op de vraag op de markt. Welke kosten worden gerekend voor wijzigingen? Te denken valt aan softwareontwikkeling. Een jaar later zou een bijkomende functionaliteit in het programma de efficiëntie aanzienlijk kunnen verbeteren. Tip 6. Kijk goed na wat de mogelijkheden voor wijziging van de overeenkomst zijn.
Heeft u juridische hulp nodig bij uw outsourcing traject? Als de voordelen opwegen tegen de nadelen is het verstandig ook een jurist in dat proces te betrekken, die het contract voor u zorgvuldig naloopt. Wilt u uw contract eens laten reviewen? Neemt u gerust contact op met Vegting Legal. Met ziel en zakelijkheid zetten wij ons in voor een helder, flexibel maar dichtgespijkerd contract. Meer weten over outsourcing? Klik hier.
